Si una sociedad no presenta a depósito sus cuentas anuales dentro de ejercicio siguiente al cierre contable, el registrador procederá al cierre de la hoja de la sociedad, conforme al artículo 378 del Reglamento del Registro Mercantil. Seguro que alguna vez lo has oído o incluso lo has vivido.
El cierre de la hoja de la sociedad
De acuerdo con el artículo citado, el registrador tiene la obligación de practicar el cierre de la hoja de la sociedad que no presente a depósito sus cuentas anuales. La presentación de las cuentas, debe realizarse dentro del ejercicio siguiente al cierre contable de que se trate. El depósito estará presentado en plazo, cuando se produzca dentro del mes siguiente a la fecha de aprobación de las cuentas por parte de la Junta. En caso contrario se considerarán depositadas las cuentas fuera de plazo. En ambos casos no se produce el cierre de la hoja de la sociedad. Ni suele existir sanción, incluso en el caso de presentación de las cuentas anuales fuera de plazo. Pero eso es otro asunto…
El caso es que únicamente cuando transcurre un año desde el cierre contable del ejercicio y no se han presentado las cuentas a depósito, es cuando el registrador procede al cierre de la hoja de la sociedad. Y ello implica la imposibilidad de presentar prácticamente ningún acuerdo adoptado por la Junta de socios y accionistas. Con la consiguiente pérdida de los efectos registrales: eficacia «erga omnes», fe pública registral, oponibilidad, tracto sucesivo, etc… Una situación caótica y poco deseable para cualquier sociedad, en definitiva.
No presentar las cuentas anuales en el Registro Mercantil sin que se produzca el cierre de la hoja de la sociedad
No obstante, no toda falta de presentación supone el cierre de la hoja de la sociedad. Así, el propio artículo 378 del Reglamento del Registro Mercantil, en su apartado 5, establece una importante excepción. Y es que, cuando las cuentas anuales no se hubieran depositado por no estar aprobadas por la Junta general, no procederá el cierre registral.
Esta circunstancia, ha de ser acreditada mediante certificación del órgano de administración con firmas legitimadas. En ella se expresará la causa de la falta de aprobación. También cabe mediante copia autorizada del acta notarial de Junta General, en la que conste la no aprobación de las cuentas anuales.
Para impedir el cierre, la certificación o la copia del acta deberá presentarse en el Registro Mercantil antes de que
finalice el plazo previsto en el apartado primero de este artículo. Es decir, antes del fin del ejercicio siguiente a aquel en que se produzca el cierre contable de que se trate. Esto se debe justificar en el Registro Mercantil cada seis meses. Esto es, debemos presentar la certificación o acta notarial cada seis meses, alegando esta circunstancia. Este documento, presentado en el registro, será objeto de calificación y despacho por parte del registrador correspondiente.
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