Hasta cuándo debo guardar los documentos de mi empresa. La prescripción.

hasta cuándo debo guardar los documentos de mi empresa

Dentro del ámbito jurídico tributario, la prescripción guarda evidentes analogías con la prescripción extintiva civil. No obstante, alcanza en el ámbito tributario una dimensión más material, no tan procesal o adjetiva como lo hace en el marco civil.

Y a todo esto, hasta cuándo debo guardar los documentos de mi empresa. Eso es lo que muchas veces se preguntan empresarios, dado que, en ocasiones, su almacenaje, puede representar un alto coste, por el volumen de papel o espacio empleado. Y nos referimos no solo al espacio físico, sino también al espacio en la nube.

La prescripción tributaria.

De acuerdo con la Ley General Tributaria, actualmente, prescribirán a los cuatro años:

  • 1) El derecho de la administración para determinar la deuda tributaria.
  • 2) El derecho de la administración para exigir el pago de deudas tributarias.
  • 3) El derecho del interesado a solicitar devoluciones.
  • 4) El derecho a exigir el cumplimiento de las obligaciones formales tributarias.
  • 5) El derecho a imponer sanciones tributarias.
  • 6) El derecho a exigir el pago de sanciones tributarias.

Todos estos derechos prescriben a los cuatro años. Pero cuidado, el cómputo de los plazos de prescripción reviste muchísima complejidad. Y esto es así por la existencia de una figura, fundamentalmente: la interrupción de los plazos. La cuestión más importante es, por tanto, saber el momento a partir del cual debemos comenzar a computar el plazo de prescripción. Básicamente, será el día siguiente a aquel en el que finalice el plazo reglamentario para presentar la correspondiente declaración o liquidación.

La interrupción del plazo de prescripción ocasiona, por lo general, que se vuelva a iniciar el cómputo del plazo de prescripción, el mismo día en que éste se haya interrumpido. Existen reglas especiales a esta afirmación de carácter general. Los actos que interrumpen el plazo de prescripción pueden ser variados. Los más habituales, el inicio de procedimientos de comprobación e inspección por los órganos gestores o inspectores de la Agencia Tributaria.

Si a esto añadimos que existen reglas específicas para determinar el día exacto en el que se da por iniciado un procedimiento tributario, con independencia de la fecha en que éste se notifique al interesado, podemos llegar a vislumbrar la complejidad del asunto. Las notificaciones tributarias son el vehículo mediante el cual la administración ejerce sus derechos.

Hasta cuándo debo guardar los documentos de mi empresa

Como regla general, y dentro del ámbito fiscal, la empresa deberá poder documentar y justificar sus apuntes contables y libros registro durante los cuatro años desde la presentación del último impuesto sobre sociedades.

Por otro lado, existen otros muchos plazos de prescripción civil y mercantil. Por ejemplo, el plazo de prescripción de la acción de responsabilidad individual de los administradores sociales («por daño») es de cuatro años, a contar desde el momento en que pudo ejercitarse dicha acción (artículo 241 bis, Ley de Sociedades de Capital).

Sin embargo, la acción de impugnación de los acuerdos sociales caducará al año, salvo que tenga por objeto acuerdos que, por sus circunstancias, resultaren contrarios al orden público, en cuyo caso no caducará, ni prescribirá nunca.

Las acciones personales que no tengan plazo especial, prescriben a los cinco años desde que pueda exigirse el cumplimiento de la obligación.

La acción hipotecaria prescribe a los veinte años.

En definitiva, y como regla de oro, dependiendo de qué documento se trate, deberemos guardar ciertos documentos durante un plazo determinado, u otro. Atendiendo siempre a su naturaleza: civil, mercantil, administrativa o tributaria. Por tanto, averigua la finalidad y naturaleza del documento antes de destruirlo.

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