La contabilidad en tu empresa, tiene mucha importancia, aunque, a priori, pueda parecer algo relativamente prescindible.
«El que no sabe llevar su contabilidad por espacio de tres mil años se queda como un ignorante en la oscuridad y sólo vive al día.“ Goethe. Con esta gran frase, se pretende dar una enseñanza: mejor llevar el control de nuestra vida, para así poder cumplir nuestros objetivos, que ir sobreviviendo día a día.
La contabilidad aporta a la empresa toda la información necesaria, para que pueda llevar a cabo una correcta toma de decisiones en su actividad diaria y a largo plazo (objetivos). Sin ella, la empresa viviría al día, a expensas de la tesorería que tenga en caja, y poco más. La contabilidad es como la luz, sin ella, la empresa va a ciegas, sin rumbo.
Administrar una empresa sin analizar sistemáticamente su contabilidad, supone una pérdida patrimonial para los socios e inversores ya que el administrador dirige y administra una empresa sin saber su situación económica y financiera, lo que produce:
- Una carencia de información en la toma de decisiones, por tanto una toma de decisiones errónea, precisamente por esa falta de información.
- Una falta de aprovechamiento de los recursos de la empresa. Sin información, la toma de decisiones a futuro se lleva a cabo sin conocimiento de lo que es mejor para la empresa. Las empresas deben saber el activo con el que cuentan e invertirlo en su propia actividad de forma recurrente y satisfactoria. Por ejemplo, no llevar un correcto control de cobros en una empresa puede llevar a situaciones de quiebra.
- Un aumento de los gastos en la empresa por incurrir en situaciones indeseables, por ejemplo con clientes y proveedores, al tener un desconocimiento de la contabilidad de la empresa. No llevar un control de los gastos es algo peligroso para la viabilidad de cualquier empresa, como es sabido.
Como vemos, no llevar una contabilidad ordenada y bien hecha, provoca una mala dirección y administración de la empresa, que repercute negativamente en los socios y accionistas.
¿Qué es la contabilidad?
La contabilidad es un sistema (un lenguaje), mediante el cual las personas podemos conocer nuestros ingresos y gastos.
A nivel empresarial, la contabilidad es mucho más. Es la herramienta a partir de la cual podemos medir la situación patrimonial y financiera de una empresa o un grupo empresarial, con varios fines:
- facilitar la toma de decisiones en el seno de la empresa o grupo empresarial. Si conocemos nuestros ingresos, gastos, situación financiera y patrimonial, podremos tomar mejores decisiones y más acertadas.
- informar a los inversores interesados, de la situación económica (patrimonial y financiera) de una empresa o grupo empresarial, para favorecer la adquisición compra y venta de títulos y valores.
Varios autores han catalogado a la contabilidad de ciencia, mientras que otros de arte o lenguaje. Para evitar esta discusión se suele hacer referencia a la contabilidad como una disciplina.
Existe una obligación legal de depositar las cuentas anuales, de cada ejercicio, en el registro mercantil correspondiente. Esta obligación es para todas las empresas, y el acceso a dichas cuentas, en el formato legalmente establecido, es público, por lo que todo el mundo puede consultar las cuentas de cualquier empresa.
Aquellas empresas que no depositen sus cuentas anuales en el registro mercantil, sufren un bloqueo, lo que impide su correcto y normal funcionamiento. A este bloqueo se le denomina cierre de hoja registral, además de las correspondientes sanciones económicas.
¿Qué es el patrimonio de una empresa y cómo se mide?
El patrimonio empresarial es aquella masa, conjunto de bienes, derechos y obligaciones, que constituyen los medios económicos y financieros de una empresa, con los que cumple sus objetivos (objeto o fin social).
A efectos de su valoración, el patrimonio empresarial está formado por un activo, bienes y derechos y un pasivo, formado por las obligaciones. El activo es lo que la empresa tiene, y el pasivo hace referencia a cómo se financia (lo que debe). La suma del valor positivo de los bienes y derechos, junto con el valor negativo de las obligaciones daría como resultado el valor del patrimonio neto.
Asimismo, la suma del valor de los activos (bienes y derechos) debe ser siempre igual a la suma del valor de los pasivos y del patrimonio neto.
En la contabilidad no solo se anotan los movimientos de la cuenta corriente, sino que deben reflejarse igualmente esos derechos y obligaciones (intangibles), que derivan de la contratación de la empresa en su tráfico mercantil diario. Igualmente se deberán contabilizar sus bienes materiales. Incluso aquellas provisiones: partidas contables que sirven de seguro frente a previsibles contingencias negativas en la tesorería de la empresa.
¿Qué son las cuentas y cómo se formulan?
Las cuentas son la representación y medida de cada elemento patrimonial. Cada cuenta tiene un epígrafe (denominación) y un código (número) para poder identificarla de forma única. El plan contable es el conjunto de esas cuentas, que la empresa formula y utiliza.
Cada cuenta dispone de dos columnas, denominadas debe y haber. En cada una de ellas se anotarán los aumentos y disminuciones, mediante un sistema de partida doble, en el que siempre que contabilicemos un aumento en una cuenta, representará una disminución en otra cuenta distinta, y viceversa. El conjunto de estas anotaciones (asientos contables), se denomina diario, y representa el libro de diario, que es el conjunto de todos los movimientos contables en una empresa a lo largo de un ejercicio. Para un contable, el libro diario es la contabilidad de la empresa. Un contable, contando solo con este libro de diario, puede llevar a cabo todos los informes financieros existentes y cuentas anuales de una empresa o grupo empresarial.
El conjunto de todas las cuentas de una empresa forma el libro de mayor. Existen cuentas de activo, que suelen experimentar entradas por el debe y cuentas de pasivo, que lo hacen por el haber, dependiendo de la naturaleza de cada cuenta. Por eso decimos: ésta cuenta es de pasivo, o ésta otra es de activo, porque su naturaleza es tener uno u otro signo.
La diferencia entre las columnas debe y haber de cada cuenta arroja un saldo. Ese es el saldo de la cuenta a una determinada fecha. Por tanto, de los libros de mayor pasamos al libro de sumas y saldos, que refleja eso mismo, los saldos de cada cuenta y su signo. El traspaso del saldo de cada cuenta, al epígrafe que establece la normativa (plan contable), es lo que denominamos cuentas anuales y estados financieros. Esto es lo que debe depositarse en el registro mercantil, cada ejercicio.
Además de esta información (cuentas anuales), debemos depositar en el registro otros muchos documentos. Que acompañan a las cuentas y las tratan de explicar o detallar en profundidad algún detalle relevante: memoria, informe de gestión, informe de auditoría, etc. Se trata de documentos, que pueden o no ser obligatorios, dependiendo de la cifra de negocios de una empresa o su volumen patrimonial. La memoria siempre es obligatoria.
Principios contables y consultas del ICAC
La contabilidad de tu empresa, como sistema o lenguaje que es, tiene unos principios de aplicación que rigen su funcionamiento. La aplicación de estos principios por parte de las empresas son de obligado cumplimiento, con el fin de ofrecer una imagen fiel de sus estados financieros.
Su importancia y utilización a la hora de practicar los asientos contables es básica y fundamental. Podemos resumir brevemente estos principios en:
- Devengo
- Empresa en funcionamiento
- Uniformidad
- Prudencia
- No compensación
- Importancia relativa
Cada uno de estos principios ha sido matizado por el ICAC: Instituto de Contabilidad y Auditoria de Cuentas. Entidad perteneciente al actual Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital.
Estas matizaciones se han denominado consultas. Y deben ser siempre tenidas bien a mano por contables y auditores con el fin de discernir cómo contabilizar ciertos movimientos que pudieran ser más inciertos o contradictorios.
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