En este post vamos a responder a esta interesante pregunta: ¿puede la empresa obligar al trabajador a que facilite su E-MAIL particular a efectos de notificación?. En un primer momento debemos contestar que no, pero con matices. La normativa, a día de hoy, no obliga a los particulares a disponer de certificados electrónicos o E-MAIL particular de forma obligatoria. Sí a las sociedades mercantiles u otras entidades. Sin embargo, sí es obligatorio que las partes faciliten un domicilio o E-MAIL particular a efectos de notificación, en toda relación contractual. Y el contrato de trabajo no deja de ser una relación contractual privada. Tanto es así, que el Código Civil se aplica de manera subsidiaria en todo aquello que no regule la norma particular laboral: Estatuto de los Trabajadores.
La empresa está obligada a facilitar al trabajador una cuenta de correo corporativa
De acuerdo con la actual jurisprudencia de nuestro Tribunal Supremo, toda empresa debe facilitar a sus trabajadores una dirección de E-MAIL corporativo para llevar a cabo sus funciones laborales. Recordemos que en las notas de toda relación laboral debe darse la ajenidad. Y dentro de la ajenidad (art. 1.1 ET): es el empleador quien debe proporcionar al trabajador los medios necesarios para el desarrollo de su trabajo. Esto opera, lógicamente, cuando para el puesto de trabajo en concreto sea preciso el uso de un E-MAIL.
Por tanto, dentro de la estricta relación laboral empresa-trabajador, es necesario que la empresa dote al trabajador de los medios necesarios para que pueda llevar a cabo su trabajo. En muchos de estos trabajos es imprescindible, hoy día, el uso de equipos informáticos. Y como consecuencia de ello, el uso de una cuenta, un perfil y una dirección de E-MAIL corporativo, de forma obligatoria. Así la empresa puede dotar la relación de la ajenidad, de obligado cumplimiento.
La empresa no puede obligar al trabajador a que facilite su E-MAIL particular
En consecuencia, la empresa no puede obligar a un trabajador a que facilite su E-MAIL particular o su número de teléfono para el desarrollo de sus funciones laborales en la empresa. Tampoco es obligatorio que el trabajador facilite su E-MAIL particular o número de teléfono a efectos de recursos humanos. Ya que no son datos obligatorios a la hora de formalizar la relación laboral entre empresa y trabajador.
El trabajador sí está obligado, por contra, a facilitar, al menos, un domicilio a efectos de notificación. En este sentido también es posible que el trabajador pueda acordar con la empresa utilizar para este fin un E-MAIL particular, en lugar de facilitar su domicilio, a efectos de notificación. Pero esto es siempre algo facultativo, no obligatorio.
La empresa puede utilizar el E-MAIL particular del trabajador para enviarle nóminas y otros documentos confidenciales
La empresa puede utilizar el E-MAIL particular del trabajador para enviarle nóminas y otros documentos confidenciales, siempre y cuando la empresa cumpla con las obligaciones establecidas por la normativa a los efectos de protección de datos, a nivel laboral y de RRHH.
Así, la empresa debe cumplir con el deber de informar al trabajador y debe también solicitar su aceptación expresa (no tácita), para el uso de su número de teléfono o E-MAIL particular, a dichos efectos. Si la empresa no dispone del consentimiento del trabajador, entonces no podrá enviar dichos documentos al E-MAIL particular de éste. Debiendo recurrir al método tradicional: la entrega en papel. Bien en persona o bien mediante el envío postal a la dirección establecida en la relación laboral a efectos de notificación.
Para ello, lo mejor es dejar todo esto claro y bien hecho, antes de comenzar una relación laboral con un trabajador.
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